A videoconferência tem se tornado uma ferramenta fundamental dentro da rotina do empreendedor, que precisa entrar em contato com fornecedores ou fazer uma chamada online com um time que trabalha em home office.
A verdade é que deslocar toda a equipe já não faz mais tanto sentido para a maioria dos negócios – e as videoconferências são uma forma prática e simples de conectar-se, mesmo à distância, com as pessoas que trabalham na sua equipe. Entretanto, se suas reuniões não forem planejadas e conduzidas da melhor forma, elas podem representar uma grande dor de cabeça.
O critério mais importante para ter reuniões online sem interferências e limitações é, sem dúvidas, saber escolher o app de videoconferência a ser utilizado. Afinal, sem um app de boa qualidade suas reuniões podem ir por água abaixo.
Foi pensando nisso que montamos um pequeno guia com tudo o que você precisa saber sobre as videoconferências. Também preparamos, no final deste texto, uma lista com os 6 melhores apps de videochamada
Continue lendo para saber mais!
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O que é uma videoconferência?
A videoconferência é uma chamada de áudio e vídeo ao vivo entre duas ou mais pessoas que estão em locais diferentes. Ou seja, é uma reunião online onde duas ou mais pessoas podem se ver e se comunicar em tempo real. A comunicação pode acontecer por meio de um computador ou um dispositivo móvel com conexão à internet.
Como funciona uma videoconferência?
Como falamos aqui em cima, a videoconferência é uma chamada de vídeo online que tem, como objetivo, reunir duas ou mais pessoas que se encontram em diferentes locais.
Isso significa que os integrantes da reunião devem se conectar à internet com os dispositivos que irão usar para entrar na chamada online. Após verificar que a conexão com a internet está funcionando, os participantes devem abrir o aplicativo de videoconferência escolhido pelo administrador da reunião. Assim, cada pessoa pode entrar na sala de reuniões e fazer parte da vídeo chamada.
A forma de ingresso nas salas funciona pode variar de um aplicativo para outro. Alguns dão códigos e senhas para os usuários; alguns criam links exclusivos, e outros geram automaticamente o nome da sala.
Ao ingressar, você deve permitir que o app tenha acesso à sua câmera e microfone, pois assim os outros integrantes da reunião poderão te ver e ouvir.
Por que fazer uma chamada de vídeo online?
Por mais que sejam utilizadas principalmente para reuniões de trabalho, as videoconferências, ou chamadas de vídeo online, não precisam ser usadas apenas para essa finalidade.
A transformação digital tem feito com que seja cada vez mais fácil trabalhar remotamente, seja de outros lugares do mundo ou do conforto do seu home office. Sem barreiras físicas, hoje é possível contratar pessoas e fechar acordos sem nem mesmo um aperto de mão.
Isso significa que a videoconferência pode ser uma ótima alternativa às interações via e-mail ou outros canais de comunicação escrita. Com uma chamada online de vídeo, você pode ver como as pessoas do outro lado se expressam e entender exatamente o que elas querem dizer.
O vídeo, afinal, traz mais clareza e facilidade de compreensão. Quem nunca sofreu com um ruído na comunicação escrita? Um ponto colocado no lugar errado, uma frase escrita em caixa alta ou um simples comentário podem tomar grandes proporções.
Além disso, você também pode usar o espaço das chamadas de vídeo online para planejar seminários, demonstrações de produtos, treinamentos, workshops, entrevistas de emprego e vários outros eventos online. Para empresas que possuem todo o seu time – ou parte dele – trabalhando em home office, as videoconferências são sinônimo de praticidade.
Benefícios da videoconferência
Além de permitir que você possa se conectar de forma mais pessoal com colegas que não estão no mesmo lugar que você, as videoconferências também trazem alguns outros benefícios. Por exemplo:
- Alinhamento de expectativas: ao esclarecer todos os pontos necessários em uma chamada online, você alinha suas expectativas com as dos seus colegas de trabalho. Assim, todos que estão presentes sabem exatamente o que está acontecendo e o que precisa ser feito;
- Melhor comunicação: você consegue ser mais objetivo e mais rápido, o que torna sua comunicação muito mais efetiva;
- Flexibilidade: você, seus colaboradores e parceiros comerciais podem participar da reunião de qualquer lugar, independentemente da onde estejam. Por isso mesmo, não há desculpas para não comparecer à uma reunião ou se atrasar;
- Produtividade: reuniões online ajudam os participantes a economizar um tempo que gastariam com deslocamento e/ou outras atividades desnecessárias envolvidas nas reuniões presenciais;
- Redução de custos: toda reunião presencial gera algum tipo de custo de deslocamento. Muitas vezes, o encontro presencial não é nem mesmo necessário, e os assuntos abordados poderiam tranquilamente ser resolvidos remotamente.
O que é preciso para fazer uma videoconferência?
Para fazer uma chamada de vídeo online você precisa de:
- Monitores: computadores, smartphones, tablets ou TVs (que possam ser conectadas a um computador) para que você possa ver os outros participantes e tudo que for compartilhado durante a chamada.
- Câmera e microfone: notebooks, celulares e tablets já têm câmeras e microfones embutidos. Você também pode usar uma webcam externa e fones de ouvido que já vêm com microfone.
- Caixas de som: assim como a câmera e o microfone, as caixas de som já vêm integradas aos computadores e celulares. Contudo, caso seja necessário, você pode usar fones de ouvido ou caixas de som externas.
- Conexão à internet: você deve ter uma conexão à internet boa o suficiente para garantir que áudio e vídeo funcionem sem interrupção. Uma conexão rápida permite que você consiga ver e ser visto sem problema algum.
- Aplicativo para videoconferência: ferramentas ou aplicativos para videoconferência são fundamentais para que você consiga se comunicar com mais pessoas.
- Ambiente apropriado: ter um cantinho da casa onde seja possível fazer uma reunião sem interrupções, barulhos ou oscilação na conexão ajudam (e muito) o funcionamento da videoconferência.
Os 6 melhores apps de videochamada
Agora que você já se certificou de que tem todos os requisitos técnicos necessários para iniciar uma chamada de vídeo online, é hora de escolher o melhor software ou app de videochamadas. Para te ajudar, fizemos uma lista com os nossos aplicativos favoritos.
1. App de videoconferência: Zoom
O Zoom é um ótimo software para videochamadas, pois tem um limite de até 100 participantes por reunião na versão grátis. Vale lembrar, no entanto, que nessa versão as reuniões com 3 ou mais integrantes são limitadas a 40 minutos – o que pode ser uma ótima ferramenta para tornar suas reuniões mais produtivas.
A vantagem do Zoom é que mesmo no plano gratuito não há limite para o número de reuniões criadas. Isso significa que, se por acaso a sua reunião de 40 minutos estiver acabando e você precisar continuar a conversa, é só gerar um novo link para uma segunda reunião.
O Zoom também é bem prático na hora de permitir que os participantes entrem em reuniões: dá para participar de uma chamada usando o próprio software do Zoom, o navegador do computador, extensões para navegadores e até mesmo os aplicativos para iPhone e Android. Além disso, o Zoom também conta com recursos como a gravação da reunião e o compartilhamento de telas.
A melhor parte do Zoom é que ele é fácil de instalar e de usar. Com apenas alguns cliques, já está tudo pronto e você pode começar uma nova videoconferência. Não é necessário nem mesmo se registrar.
2. App de videochamada: Skype
O Skype é um dos melhores apps de videochamada, e o queridinho do mundo corporativo ao longo da última década. A ferramenta permite criar uma reunião com até 50 participantes de forma gratuita.
O processo para participar de uma reunião via Skype é simples. Qualquer pessoa pode acessar a videoconferência através do navegador, do programa do Skype instalado no computador ou através do aplicativo em smartphones ou tablets.
Alguns recursos bem legais disponíveis nas videochamadas do Skype são o compartilhamento de tela e a gravação de reuniões (ambos são automaticamente salvos na nuvem).
O Skype é gratuito para qualquer usuário; você só precisa realizar fazer o cadastro da plataforma.
3. App de videoconferência: Microsoft Teams
Apesar de não ter muita gente por aí falando sobre o Microsoft Teams, essa ferramenta é excelente para videoconferências. O Teams – que costumava ser pago – agora oferece um plano gratuito bastante generoso.
Cada chamada online pode contar com até 250 participantes, e não há limite de tempo para as reuniões.
Os recursos oferecidos pelo Teams também são ótimos. É possível usar a edição colaborativa de documentos, conectar-se a aplicativos como Trello e Evernote, além de compartilhar a tela e armazenar até 10 GB de arquivos por equipe. Cada usuário conta com 2 GB para o armazenamento de arquivos particulares.
4. App de videochamada: CISCO Webex
A CISCO é conhecida lá fora como um serviço de ponta, geralmente associada à grandes empresas. No entanto, muita gente não sabe que a marca também oferece o CISCO Webex, uma plataforma de videoconferência.
A versão gratuita vem com uma série de vantagens, como o limite de até 100 participantes por reunião, 1 GB de armazenamento na nuvem e número de reuniões e tempo de duração ilimitados.
Outros recursos oferecidos pelo Cisco Webex são: compartilhamento de tela, gravação de vídeo, compartilhamento de documentos e muito mais.
5. App de videoconferência: Google Meet
O Google Meet é, atualmente, um dos melhores apps de videochamada – e, pessoalmente, é também uma das minhas ferramentas favoritas para chamadas de vídeo. Ele costumava ser pago, mas o Google recentemente o liberou de forma gratuita.
O Google Meet é fácil de usar, e além disso comporta até 100 participantes por reunião com limite de tempo máximo de 60 minutos por chamada.
O acesso ao Google Meet se dá de forma simples, através de um link ou do código da reunião. Também dá para acessar uma reunião do Meet através do navegador ou do app, disponível para Android e iPhone.
E se você quiser criar reuniões para poucas pessoas com duração ilimitada, pode usar o Google Hangouts, que aceita até 10 pessoas por reunião e não limita a duração das chamadas para os usuários.
6. App de videochamada: ezTalks
O ezTalks é um excelente app para videoconferência em grupo, criado justamente para reuniões empresariais, conferências e webinars.
Na opção gratuita as videochamadas podem ter duração de até 45 minutos e no máximo 100 participantes. Entre os recursos da ferramenta estão: chats coletivos e privados, anotações, compartilhamento de tela, enquetes e muito mais.
A única desvantagem é que, para utilizar o ezTalks para videoconferências, é necessário efetuar o download do software, pois não é possível utilizá-lo online.
Como fazer uma videoconferência: conclusão
- Certifique-se de que você tem todos os aparelhos necessários para uma videoconferência (monitor, câmera, microfone e caixas de som);
- Confira se sua conexão à internet está funcionando;
- Encontre um ambiente apropriado para realizar sua videoconferência – de preferência, um espaço calmo e sem muito barulho;
- Escolha o melhor software ou aplicativo para videoconferências (isso vai variar de acordo com suas as necessidades);
- Agende um horário com todos os participantes e envie o link ou código da reunião com antecedência;
- Comece sua reunião no horário agendado.
E aí, gostou das dicas? Tem mais alguma recomendação de software para videoconferência? Compartilha com a gente!